W toku prowadzenia każdej działalności gospodarczej, także tej prowadzonej przez Internet, kluczowym elementem jest zawieranie z kontrahentami ważnych w świetle prawa umów, które prawidłowo zabezpieczają interesy stron. Aby umowy zawierane przez przedsiębiorców prowadzących swoją działalność w Internecie były skonstruowane prawidłowo, często niezbędne jest skorzystanie z porady prawnika albo z wzorca udostępnionego na zaufanej stronie internetowej. Kluczowe jest jednak, aby umowa była wykonalna i ważna, w tym zawarta w prawidłowej formie.
Od zeszłego roku kodeks cywilny przewiduje następujące formy zawierania umów istotne z puntu widzenia e-biznesu: pisemną, dokumentową, elektroniczną i ustną.
Wystarczy e-mail, a nawet sms
Właściciele sklepów internetowych, blogerzy czy twórcy powinni zwrócić uwagę przede wszystkim na formę dokumentową. Zgodnie z kodeksem cywilnym, do zachowania formy dokumentowej umowy wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Za dokument można uznać np.wiadomość e-mail albo sms, o ile będzie możliwe ustalenie osoby, która je wysłała. W konsekwencji nie jest wymagane przesyłanie tradycyjną pocztą podpisanych egzemplarzy umowy, a wystarczy wymiana e-maili, z których wynika, że kontrahenci wyrazili wolę zawarcia umowy, jak też treść ich oświadczeń. Warto natomiast podkreślić, że w czasie ewentualnego sporu, strona która nie chce uznać zawartej umowy, może kwestionować, że to właśnie druga strona wysłała maila lub smsa, przez który zawarto umowę. W takim przypadku w trakcie negocjacji lub w czasie postępowania sądowego trzeba będzie tę okoliczność wykazać.
Niezachowanie formy dokumentowej nie wpływa jednak na ważność umowy, a ma skutki dla celów dowodowych w trakcie ewentualnego postępowania przed sądem. Co istotne, obecnie dotyczy to jedynie umowy pożyczki przekraczającej 1000 zł. Oznacza to, że w większości przypadków, w których umowy będą zawierać osoby działające w e-biznesie wystarczająca będzie forma ustna. Zachowanie jednak formy dokumentowej w istotny sposób może ułatwić dochodzenie roszczeń od nieuczciwego klienta lub kontrahenta, redukując istotnie konieczność prowadzenia uciążliwego postępowania dowodowego z zeznań świadków.
Możliwe jest także skorzystanie z tzw. elektronicznej formy zawarcia umowy. Jednak w tym przypadku należy złożyć oświadczenie woli w formie elektronicznej i opatrzyć go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Taki podpis musi spełniać wymogi z ustawy o podpisie elektronicznym i opierać się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego, wydanym przez uprawniony podmiot, co tak jak dotychczas stanowi zbyt duży formalizm w porównaniu do ewentualnych korzyści – przynajmniej dla większości przedsiębiorców.
Oczywiście możliwe jest także podpisanie umowy w tradycyjnej formie pisemnej, jednak, tak jak przedstawiono powyżej, w większości przypadków nie jest to konieczne.
